Czy do Milog zgłaszamy pracowników i zleceniobiorców?

Wykonując przewozy na terenie Niemiec objęte obowiązkiem płacy minimalnej (Milog) tj. kabotaż oraz przewozy z/do Niemiec należy zgłosić pracowników. Niemieckie służby celne prowadzą wyrywkowe kontrole kierowców, w zakresie rejestracji w systemie. Zgłoszenia najwygodniej dokonać przy pomocy strony internetowej www.meldeportal-mindestlohn.de. Cała procedura zgłoszenia trwa około 5 minut i została przedstawiona na prezentacji (plik PDF można pobrać klikając tu).

Zgłoszenie_niemcy

Kierowca nie musi posiadać dokumentacji rozliczeniowej oraz potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia, zaleca się jednak przekazanie kopii zgłoszenia. Nie ma również potrzeby każdorazowego zgłaszania kierowców, formularz internetowy może posłużyć do zgłoszenia kierowców raz na 6 miesięcy. Jednocześnie zgłoszenie nie oznacza deklaracji, że będziemy wykonywać przewozy na terenie Niemiec przez 6 miesięcy. Musimy natomiast przekazać kierowcy indywidualną kartę, na której będzie zapisywał czas pracy w Niemczech. Ponadto właściwe jest również dokonanie zmian w umowach z kierowcami oraz prowadzenia rejestru oraz rozliczeń pracy w Niemczech. Uwaga w nowej wersji formularza podajemy przybliżoną liczbę operacji transportowych na terenie Niemiec.


Ryczałty i diety – ogólne informacje

Kwestia zaliczania diet i ryczałtów noclegowych do pewnego czasu stanowiła przedmiot wielu dyskusji. Należy zauważyć, że powyższe wątpliwości w tej kwestii wywołał również wpis na stronie Ambasady RP zgodnie, z którym „(..) wypłacane diety to kwota należna pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową w ramach wykonywanej pracy, na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i nie są częścią wynagrodzenia”. Chciałbym zauważyć, że informacja ta jest nieprawdziwa i wprowadzająca w błąd. W całym oryginalnym tekście zamieszczonym na stronie http://www.zoll.de w sekcji dotyczącym płacy minimalnej nie pojawia się takie stwierdzenie.  W informacjach zamieszczonych na wskazanej wyżej stronie strona niemiecka wskazuje następujące przesłanki, które musi spełnić świadczenie, aby było płacą minimalną:

  • Jest stałe i przysługuje za normalną pracę,
  • Stanowi przyrost aktywów pracownika,
  • Nie stanowi zwrotu faktycznie poniesionych wydatków,
  • Nie stanowi wynagrodzenia za pracę ponadnormatywną, w warunkach szczególnych oraz wynikającą ze zwiększenia pracy w jednostce czasu.

Sama kwestia zaliczenia składników związanych z podróżą służbową do minimalnego wynagrodzenia wynika również z wcześniej opisywanych kwestii, określonych w prawie Unii Europejskiej. Zgodnie z moim stanowiskiem, które prezentuję od początku stycznia według dyrektywy 96/71/WE, aby zaliczyć wynagrodzenie z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej do minimalnego wynagrodzenia musi zaistnieć okoliczność, w której wypłacane środki nie stanowią zwrotu faktycznie poniesionych kosztów tj. kierowca nie rozlicza się z nami na podstawie rachunków.

Wynika to pewnej ewolucji prawnej pojęcia minimalnego wynagrodzenia według przepisów obowiązujących w Unii Europejskiej. Zaczynając od początku należy wspomnieć, że pod koniec roku 1996 została wprowadzona wyżej wspomniana dyrektywa 96/71/WE dotycząca ogólnie rzecz ujmując kwestie delegowania pracowników. W dyrektywie tej, która nadal obowiązuje na terenie Unii Europejskiej pojawiło się stwierdzenie „minimalnych stawek płacy” w kontekście pracowników delegowanych. Zabrakło jednak definicji, co pojęcie to obejmuje. Po ponad 17 latach Europejski Trybunał Sprawiedliwości dokonał wykładni powyższego stwierdzenia wyrokiem z dnia 7 listopada 2013 r. Zgodnie z wskazanym wyrokiem oraz dyrektywą istnieją następujące przesłanki mówiące o tym, kiedy można uznać wypłacone środki za składnik wynagrodzenia minimalnego:

  • Dodatki właściwe delegowaniu należy uważać za część płacy minimalnej, o ile nie są wypłacane z tytułu zwrotu wydatków faktycznie poniesionych na skutek delegowania, takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania (art. 3 ust. 7 Dyrektywy 96/71/WE).
  • Nie stoi on na przeszkodzie zaliczaniu na poczet minimalnej płacy elementów wynagrodzenia, które nie modyfikują stosunku pomiędzy świadczeniem pracownika, z jednej strony, a świadczeniem wzajemnym, które uzyskuje on z tego tytułu, z drugiej strony (wyrok Europejski Trybunał Sprawiedliwości z dnia 7 listopada 2013 r.).

Zgodnie wytycznymi jakie pojawiły się w październiku 2015 r. na stronie niemieckiego urzędu celnego diety i ryczały noclegowe wypłacone z tytułu wykonywania pracy na ternie Niemiec mogą być wliczane do podstawy płacy minimalnej, co potwierdza wskazywane przez naszą firmę stanowisko od stycznia 2015 r.

Zgodnie z wytycznymi Federalnego Ministerstwa Finansów z października 2017 r.  do płacy minimalnej można zaliczać dodatki za pracę w nadgodzinach oraz dyżur. 

Informujemy jednocześnie, że informacje przekazane przez niektóre portale, które stwierdzają, że do Milog nie można wliczać diet i ryczałtów nie mają aktualnie potwierdzenia w jakimkolwiek orzecznictwie. Są one oparte jedynie na opinii Ministerstwa Finansów dotyczącej konkretnej sprawy. Ustawa o Milog do dnia dzisiejszego zawiera wiele niejasności prawnych, a zagraniczne służby bardzo często interpretują je na różne sposoby. Firma w przypadku kontroli powinna więc być ostrożna w zakresie przedstawianej dokumentacji, ponieważ zawsze istnieje ryzyko odmiennej interpretacji przepisów przez Służbę Celną. Jednocześnie każda firma może zdecydować, czy chce rozliczać Milog w oparciu o diety, czy doliczać jako wyrównanie do płacy brutto. Szczególnie ten drugi wariant jest dość niekorzystny dla polskich przewoźników ponieważ powoduje powstanie nadmiernych obciążeń w postaci składek ZUS i PIT.


Dieta i ryczałt – zasady wliczania w Milog

Jeżeli pracodawca mający siedzibę za granicą płaci swoim pracownikom oprócz regularnego wynagrodzenia diety w czasie ich tymczasowego oddelegowania do Niemiec powinien zastosować jeden z wariantów określonych przez niemieckie służby.

Wariant I

Jeżeli odpowiednie przepisy prawne (takie jak prawo pracy w kraju pochodzenia) jasno określą, w jaki sposób dieta jest skonstruowana i / lub określają, która część diety jest przeznaczona do zwrot kosztów i która część jest wypłacana wyłącznie z powodu pracy za granicą, to do płacy minimalnej zaliczamy jedynie część, która nie jest przeznaczona na faktyczne koszty wyżywienia i podróży służbowej.

Wariant II

Jeżeli brak jest jakichkolwiek przepisów regulujących skład diety, faktyczne poniesione wydatki powinny być uwzględniane w obliczeniach. Oznacza to, że wydatki faktycznie poniesione przez pracownika w wyniku oddelegowania za granicę (takich jak koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania) powinny być odliczane od pełnej kwoty diety. Do płacy minimalnej zaliczana jest różnica pomiędzy faktycznie poniesionymi wydatkami, a kwotą wypłaconej diety.

Wariant III

Jeśli nie jest możliwe ustalenie kosztów faktycznie poniesionych przez pracownika, należy od diety odliczyć wysokości odpowiadają najniższej obowiązującej stawce za wyżywienie i nocleg zgodnie z § 2 rozporządzenia SvEV. Tylko kwota pozostała po odjęciu powinna być uwzględniana przy rozliczaniu płacy minimalnej.

Przypominamy, że wskazane świadczenie zgodnie z § 2 SeEV na potrzeby płacy minimalnej w Niemczech wynosi 246  EUR (od 1.01.2018 r.) za wyżywienie i  226 za nocleg.

Przykład z niemieckiej strony zoll.de:

Pracownik delegowany do Niemiec, pracuje dziesięć dni w kwietniu i otrzymuje dietę 10 x 45 euro = 450 euro w tym czasie. Dodatek nie określa dokładnie co stanowi część za faktycznie poniesione wydatki, a co należność za pracę w Niemczech.

Zgodnie z rozporządzeniem SvEV dla niepełnego miesiąca za każdy dzień przypada 1/30 świadczeń

Rozliczenie wynagrodzenia

  • 450 EUR – diety
  • ((223 EUR + 229 EUR)/30)*10 = 150,66 EUR
  • 450 EUR – 150,66 EUR = 299,34 EUR – to zaliczamy do płacy minimalnej

Ponadto w przeciwieństwie do Polski w Niemczech uznaje się, że jeżeli kierowca wykonuje odpoczynki w kabinie ciężarówki wskazane w art. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 (odpoczynki), to nie odliczamy 223 EUR od kwoty wypłaconych diet tym samym do wynagrodzenia zaliczamy całą kwotę. Tym samym strona Niemiecka uznaje, że odpoczynek w kabinie to zapewnienie noclegu dla kierowcy.

I to w sumie jedyna zmiana w zakresie tego co na niniejszej stronie przedstawiałem Państwu wcześnie. Z powodu, że nie było znane podejście służby Niemieckiej do odpoczynków w kabinie to odliczanie świadczenia za nocleg (maksymalnie 223 EUR miesięcznie) wydawało się być jak najbardziej słuszne. Tym samym jeżeli ktoś uwzględnił to w swoich obliczeniach to na pewno nie ma co się obawiać, że dostanie karę. W gorszej sytuacji są przedsiębiorstwa, które zgodnie za namową niektórych fachowców w ogóle nie dokonywały rozliczeń lub nie uwzględniały przepisów rozporządzenia SeEV.


Ewidencja czasu pracy kierowcy w Milog

Nie ma żadnego wzoru ewidencji. Jedynie z § 1 ust. 1 rozporządzenia o zmianie obowiązku rejestracji czasu pracy (MiLoAufzV) wskazuje, iż kierowcy, którzy samodzielnie ustalają swój dzienny czas pracy (zwykle każdy kierowca sam określa godzinę rozpoczęcia i zakończenia i nie jeździ według grafiku) mają obowiązek rejestrować jedynie dzienny wymiar czasu pracy (ilość godzin pracy w danym dniu).

Szczegółowa rejestracja rozpoczęcia, zakończenia i przerw w pracy nie będzie w tym przypadku konieczna, choć warto, aby była uzupełnieniem. Należy zwrócić na to szczególną uwagę, ponieważ w ostatnim czasie pojawiły się moduły do niektórych programów(kosztujące majątek), które tworzą ewidencję niezgodnie z art. 17 ust. 1 MiLoG oraz wskazanym wyżej rozporządzeniem obejmując cały okres pobytu za granicą np. od 17.01.2015 do 30.01.2015 – 22 godziny.


Kursy walut

Kursy walut zgodnie z wytycznymi niemieckiej służby celnej na potrzeby Milog przelicznik ustala się na podstawie kursu miesięcznego EBC.


Rozliczenie płacy minimalnej w Niemczech

Uwzględniając kompletną informację strony niemieckiej przedstawiam Państwu przykład rozliczenia. W każdym przypadku należy dokonać indywidualnych kalkulacji wysokości ryczałtów oraz diet.

Płaca zasadnicza2000 zł
Ryczałt za nocleg37,50 EUR
Dieta z tytułu podróży służbowej w Niemczech49 EUR
Norma pracy160 h
Liczba godzin pracy w Niemczech128 h
Liczba dni pracy w Niemczech16
Liczba noclegów15

I. Obliczenia dla pracowników, którzy otrzymują ryczałt noclegowy

Wynagrodzenie należne za pracę w Niemczech

Należne wynagrodzenie: 128h * 8,84 EUR = 1131,52 EUR

Wynagrodzenie wypłacone

  1. Dieta za pracę w Niemczech – 16 dni * 49 EUR = 784 EUR
  2. Ryczałt za nocleg w Niemczech: 37,5 EUR * 15 noclegów  = 562,5 EUR
  3. Razem: 1346,5 EUR (pkt. 4+5)
  4. Wynagrodzenie nominalne w EUR : 2100 zł / 4,25078 (przykładowy kurs) = 494,03 EUR
  5. Stawka godzinowa z wynagrodzenia zasadnego: 494,03 EUR / 160 h = 3,08 EUR
  6. Wynagrodzenie za pracę w Niemczech z wynagrodzenia nominalnego: 3,08 EUR * 128 = 394,24 EUR
  7. Kwota ryczałtu zgodnie z  SvEV (wyżywienie):  (246 EUR /30) *16 dni = 131,20 EUR
  8.  Razem: 1074,5 EUR + 394,24 EUR – 131,2 EUR = 1337,54 EUR (pkt. 3+ 6-7)

*Należy pamiętać, że jeżeli pracownik wykonuje odpoczynek regularny (45 godzinny) na terenie Niemiec od kwoty każdego ryczałtu przypadającego na taki odpoczynek należy odliczyć 7,53 EUR.

Mieliśmy wypłacić 1131,52 EUR

Wypłaciliśmy 1337,54 EUR

Spełniliśmy więc wymóg przepisów Milog.


II. Obliczenia dla pracowników, który nie otrzymują ryczałtów noclegowych

Wynagrodzenie należne za pracę w Niemczech (Milog)

Należne wynagrodzenie: 128h * 8,84 EUR = 1131,52 EUR

Wynagrodzenie wypłacone

  1. Dieta za pracę w Niemczech – 16 dni * 49 EUR = 784 EUR
  2. Wynagrodzenie nominalne w EUR : 2100 zł / 4,25078 (przykładowy kurs) = 494,03 EUR
  3. Stawka godzinowa z wynagrodzenia zasadnego: 494,03 EUR / 160 h = 3,08 EUR
  4. Wynagrodzenie za pracę w Niemczech z wynagrodzenia nominalnego: 3,08 EUR * 128 = 394,24 EUR
  5. Kwota ryczałtu zgodnie z  SvEV (wyżywienie):  (246 EUR /30) *16 dni = 131,20 EUR
  6.  Razem: 784,00 EUR + 394,24 EUR – 131,20 EUR = 1047,04 EUR (pkt. 1 + 4-6)

Mieliśmy wypłacić 1131,52 EUR

Wypłaciliśmy 1047,04  EUR

Powinniśmy więc wypłacić wyrównanie w wysokości 84,48 EUR


NIE MA OBOWIĄZKU WYPŁATY WYNAGRODZENIA, JAKO PRZELEWU. POTWIERDZENIEM MOŻE BYĆ KAŻDY DOKUMENT, KTÓRY MOŻNA UZNAĆ ZA DOWÓD KSIĘGOWY.

Wskazane wyżej rozwiązanie jest również korzystne z punktu widzenia kwestii podatkowych oraz składkowych. Wpływa na to możliwość wypłaty wynagrodzenia kierowcy w formie płacy zasadniczej, diet oraz ryczałtów noclegowych. Występują tu zasadniczo dwie przesłanki:

  1. Zgodnie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof. do kwot limitów określonych dla pracowników sfery budżetowej kwoty wypłaconych diet oraz ryczałtów noclegowych nie podlegają opodatkowaniem podatkiem PIT.
  2. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) do kwot limitów określonych dla pracowników sfery budżetowej kwoty wypłaconych diet oraz ryczałtów noclegowych nie podlegają ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Z racji wyżej wskazanych korzyści delegacje stanowią podstawowy instrument optymalizacji podatkowej w przedsiębiorstwie transportowym. Z jednej strony przy pomocy tzw. zwrotów kosztów podróży służbowej, przedsiębiorca może wypłacić kierowcy wynagrodzenie w oczekiwanej wysokości, z drugiej natomiast nie ponosi nakładów od wskazanej kwoty na poczet składek ZUS. Kwota wypłaconych diet stanowi również czysty koszt uzyskania przychodów zarówno w myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.), jak i art. 22. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350 ze zm.) co potwierdza również orzecznictwo sądów. Tym samym wypłacając diety oraz ryczałt noclegowy otrzymujemy dodatkowy koszt uzyskania przychodów w wysokości od 3000 zł do nawet 5000 zł w zależności od przyjętych warunków


Dokumenty pracownicze

Wprowadzenie powyższych rozwiązań wymaga również mian regulacji wewnątrzzakładowych oraz umów o pracę, które są kluczem do stosowania proponowanych rozwiązań. Należy przede wszystkim wykorzystać regulację wynikające z prawa krajowego takiej jak:

  1. Zgodnie z   art. 775 § 4 K.p.   Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2. Oznacza to, że pracodawca ma prawo do ustalenia diety zagranicznej  na poziomie nie mniejszym niż dieta , która przysługuje na terenie Polski (30 zł).  Maksymalna wysokość diety jest nieograniczona, należy jednak pamiętać, że ustanowienie jej na wyższym poziomie niż limit dla sfery budżetowej skutkuje koniecznością naliczenia składek i podatku PIT od kwoty nadwyżki.
  2. Ryczałtu za nocleg pracodawca może nie wypłacać w ogóle, wypłacać w ustalonej przez siebie wysokości lub w wysokości limitu wynoszącej 25% stawek maksymalnych określonych dla sfery budżetowej. Warunkiem jest tu zapewnienie bezpłatnego miejsca do spania w kabinie pojazdu. Należy mieć na uwadze, że ryczałt należy się w pełnej wysokości w przypadku noclegów 45h, gdyż na mocy art. 8 rozp. 561/2006/WE nie mogą one być odbierane w kabinie samochodu.

Przedstawiony wyżej artykuł nie jest pomocą prawną, a jedynie analizą przepisów. Wskazany sposób, jest oparty o informację otrzymaną od służby celnej oraz artykułem znajdującym się na stronie:

http://www.zoll.de/DE/Fachthemen/Arbeit/Mindestarbeitsbedingungen/Mindestlohn-Mindestlohngesetz/mindestlohn-mindestlohngesetz_node.html;jsessionid=43241DD91326CD52B32CA9843370B506

http://www.zoll.de/EN/Businesses/Work/Foreign-domiciled-employers-posting/Minimum-conditions-of-employment/Minimum-pay-pursuant-Minimum-Wage-Act/minimum-pay-pursuant-minimum-wage-act_node.html

—-

Opracowano SKKB LEX Sp. z o. o.