W ramach usługi rozliczanie delegacji kierowców oferujemy:

  • Przygotowanie delegacji krajowych i zagranicznych w oparciu o GPS, kartę kierowcy lub/i kartę drogową.
  • Dostosowanie stawek delegacji do sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
  • Szybkie terminy realizacji usługi,
  • Przygotowywanie delegacji w ramach usługi rozliczanie czasu pracy kierowcy.
  • Doradztwo prawne w zakresie podróży służbowych kierowców.

Szczegółowy opis usługi rozliczenie delegacji kierowców

W przypadku kierowców wykonujących transport drogowych wypłata należności z tytułu podróży służbowych została uregulowana w trzech aktach prawnych:

  1. Ustawie z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, która wskazuje, że podróżą służbową jest każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza miejscowość stanowiącą siedzibę pracodawcy lub wyjazdu poza miejscowość, stanowiącą siedzibę pracodawcy, w celu wykonania przewozu drogowego.
  2. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, którego art. Art. 77(5), zgodnie z którym pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
  3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które określa zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowej.

Diety krajowe i zagraniczne

Dieta stanowi należność przysługującą pracownikowi z tytułu podróży służbowej, która ma za zadanie pokrycie związanych z wyżywieniem.  Dietę wypłaca się w przypadku podróży krajowej w wysokości 30 zł za dzień podróży służbowej. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę dieta jest pomniejszana w przedziałach od 8 do 12 godzin oraz powyżej 12 godzin. Natomiast diety nie wypłaca się, jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) na czas podróży służbowej.

Dieta zagraniczna, z kolei przysługuje zasadniczo w wysokości określonej w wysokości limitu określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. Na gruncie Kodeksu Pracy,  pracodawca może wypłacić niższą wysokość diety zagranicznej jeżeli jej kwota zostanie ustalona w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub warunkach umowy o pracę. W takiej sytuacji można ustalić dietę nie mniejszą niż dieta krajowa. Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. W przypadku niepełnej doby dietę ustala się proporcjonalnie (do 8 godzin, od 8 do 12 godzin oraz powyżej 12 godzin).

Jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatne wyżywienie wypłaca jedynie 25% diety. Natomiast jeżeli zapewnia się pracownikowi część całodziennego wyżywienia (np. podczas podróży promowej)  każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 15% diety;

2) obiad – 30% diety;

3) kolacja – 30% diety.

Należy więc od kwoty całodziennej dokonać stosownego odliczenia w zależności od rodzaju zapewnionego wyżywienia.

Ryczałt noclegowy

Zgodnie z aktualnym stanem prawnym ryczałt noclegowy przysługuje kierowcy jeżeli:

  • pracodawca nie zapewnia bezpłatnego noclegu w kabinie ciężarówki,
  • pracodawca nie wskazał w umowie o pracę, regulaminie wynagrodzeń lub innym dokumencie wewnątrzzakładowym, że nie będzie wypłacał ryczałtu noclegowego,

Zasadniczo więc jeżeli pracodawca nie dokona niezbędnej modyfikacji dokumentów pracowniczych zobowiązany jest do wypłaty ryczałtu za nocleg. Orzecznictwo sądów daje możliwość następującego uregulowania ryczałtu za nocleg:

  • brak wypłaty ryczałtu za nocleg za odpoczynki przewidziane w art. 8 rozporządzenia (WE) 561/2006 jeżeli kierowca wykonuje je w kabinie pojazdu ciężarowego (wszystkie odpoczynki, za wyjątkiem regularnego odpoczynku 45 h),
  • wypłatę ryczałtu w niższej wysokości limitu określona w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej  np. 20 EUR w Niemczech,
  • wypłata ryczałtu za nocleg w pełniej wysokości tj. według kwoty limitu określonej w rozporządzeniu MPiPS np. 37,50 EUR w Niemczech.

Należy wybór każdego innego wariantu powinien być poparty właściwym zapisem w umowie o pracę, która jest zawierana z kierowcom lub regulaminie wynagradzania. Brak uregulowania wysokości diet i ryczałtu noclegowego może w przypadku kontroli PIP koniecznością zapłaty należności w tytułu podróży służbowej w pełniej wysokości. Rozliczenie delegacji kierowców powinno więc być właściwie opisane w dokumentacji. Biuro rozliczeń kierowców przygotuje delegacje, jak i dokona niezbędnych modyfikacji w dokumentach odnoszących się do wynagrodzeń kierowców.

BRK przygotuje rozliczenie delegacji kierowców w ramach usługi rozliczanie czasu pracy kierowców bez dodatkowych opłat. W tym celu klient powinien przesłać:

  • jednorazowo wzór stosowanej umowy o pracę lub regulaminu wynagradzania,
  • pliki cyfrowe w formacie DDD,
  • karty drogowe, wydruk z GPS lub wykaz przejść granicznych i krajów docelowych w dowolnej formie,