Pakiet mobilności – rozliczanie wynagrodzeń kierowców

Pakiet mobilności obowiązuje od 2 lutego 2022 r. Poniżej prezentujemy kompleksowe opracowanie dotyczące wszystkich najważniejszych regulacji oraz zmian.

W skrócie
  1. Zgłoszenia do systemu IMI
  2. Naliczanie płac kierowców zgodnie z pakietem mobilności – od czego zacząć
  3. Naliczanie składek ZUS w ramach pakietu mobilności
  4. Naliczanie podatku dochodowego w ramach pakietu mobilności
  5. Budowa wynagrodzeń w ramach Pakietu mobilności
  6. Optymalizacja wynagrodzeń kierowców w ramach Pakietu mobilności – czyli jak nie zbankrutować
  7. Wypłata wynagrodzenia kierowcy pod stołem – czy to się opłaca ?
  8. Kierowcy dłużnicy, a pakiet mobilności
  9. Diety i ryczałty noclegowe
  10. Samozatrudnienie, a pakiet mobilności

Zgłoszenia do systemu IMI

Od 2 lutego 2022 r. do systemu IMI zgłaszamy wszystkich kierowców wykonujących przewozy pojazdami powyżej 3,5 t, którzy wykonują przewozy kabotażowe oraz przewozy cross-trade (tzw. przerzuty).

Instytucja zgłoszenia kierowców do systemu IMI

Rodzaje przewozów – pakiet mobilności

Zgłaszania kierowców do 3,5t i delegowania w ramach agencji pracy we Francji

W związku z odrębną interpretacją przepisów przez służby francuskie zalecamy, by kierowcy pojazdów poniżej 3,5 t (busy) nadal byli zgłoszeni do systemu SIPSI, posiadali druk A1 oraz kopię umowy o pracę w języku francuskim. Zgłoszenia w SIPSI należy również wykonywać w przypadku delegowania kierowców w ramach agencji pracy. Co istotne pakiet mobilności nie obejmuje pojazdów do 3,5 tony we wszystkich aspektach

Naliczanie płac kierowców zgodnie z pakietem mobilności – od czego zacząć

Nowe zasady rozliczania kierowców międzynarodowych bazują na następujących przepisach:

  • Podatek dochodowy od osób fizycznych – przepisy dotyczące osób zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
  • Składki na ubezpieczenie społeczne – przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców

Prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia kierowców od lutego 2022 r. wymaga zarówno informacji sporządzonych przez BRK na podstawie danych z kart kierowców (dodatki krajowe, płace sektorowe, diety wirtualne) oraz właściwego obliczenia obciążeń publiczno-prawnych w oprogramowaniu płacowym.

Kalkulator płac kierowców według pakietu mobilności

BRK udostępniło darmowy kalkulator, który może być pomocny w przypadku konieczności wyliczenia premii dla kierowców. Należy pamiętać, że kalkulator jest tylko narzędziem pomocniczym i nie powinien być stosowany do naliczania składek ZUS i podatku PIT. W celu obliczenia wynagrodzenia i sporządzenia listy płac należy korzystać z autoryzowanych programów kadrowo-płacowych.

Kalkulator płac i premii kierowców według pakietu mobilności

Wykorzystanie nowych przepisów, które do tej pory miały zastosowanie, tylko do pracowników delegowanych w ramach świadczenia usług (np. branża budowlana) powoduje, że  konieczne jest używanie oprogramowania kadrowo-płacowego, które jest dostosowane do nowych przepisów.

Należy pamiętać, że bez odpowiedniego oprogramowania kadrowego, które umożliwia rozliczenie tzw. pracowników delegowanych, oszacowanie płacy kierowcy będzie dość skomplikowane. Dodatkowo mogą również pojawić się problemy z późniejszym rozliczeniem zasiłków chorobowych oraz PIT-11

Aktualnie poprawną obsługę pracowników delegowanych zapewniają następujące programy kadrowo-płacowe:

W przypadku części programów funkcjonujących na rynku konieczne może być dodanie dodatkowych schematów, ustawień lub modułów. Niektóre programy wymagają ręcznego przeliczania niektórych składników wynagrodzeń. W celu ustalenia czy program obsługuje pakiet mobilności, konieczny jest kontakt z dystrybutorem.

Rozliczanie płac według pakietu mobilności przy pomocy darmowego programu


Naliczanie składek ZUS w ramach pakietu mobilności

Górny limit składek został określony na poziomie wynagrodzenia przeciętnego w danym roku – 5.922,00 zł brutto w 2022 r. (ok. 4.249,18 zł netto)

Obliczenie wymiaru składek wymaga:

  • Oszacowania wysokości teoretycznie przysługujących kierowcy diet wg. stawek z rozporządzenia MPiPS (np. Niemcy 49,00 EUR za każdy dzień).
  • Odjęciu oszacowanych diet od kwoty wynagrodzenia
  • Jeżeli kwota jest niższa niż 5.922,00 zł brutto to podstawą opłacenia składek jest 5.922,00 zł brutto
  • Jeżeli kwota jest większa niż 5.922,00 zł brutto to podstawą opłacenia składek jest uzyskany wynik.

W sytuacji, gdy należne wynagrodzenie jest mniejsze niż kwota wynagrodzenia przeciętnego w danym roku (5.922,00 zł brutto) składki opłaca się od faktycznej kwoty wynagrodzenia.

W przypadku kwoty wynagrodzenia przeciętnego należy pamiętać o kilku ważnych własnościach:

  • Kwota 5.922,00 zł brutto jest niepodzielna i dotyczy ogólnie wynagrodzenia w całym miesiącu kalendarzowym
  • Kwota wynagrodzenia przeciętnego stanowi umowną granicę składek – jest to tylko wartość techniczna konieczna do oszacowania parametrów wynagrodzenia
  • Zmiana etatu kierowcy nie powoduje, że kwota ta zostanie obniżona (podzielona)
  • Urlop bezpłatny nie wpływa na obniżenie kwoty limitu składek
Diety wirtualne

Należy pamiętać, że diety wirtualne są pojęciem czysto umownym. Stanowią jedynie wskaźnik konieczny do obliczenia podstawy ZUS i PIT i nie należy ich fizycznie wypłacać kierowcy. Nie stanowią również kosztów przedsiębiorcy.

Rys. 1 Schemat rozliczania podstawy składek ZUS 

Jak obliczyć składki ZUS w przypadku pakietu mobilności

Przykład 1

Założenia:

  • Kierowca zarobił w miesiącu 4.000,00 zł brutto

Kwota jest niższa niż 5.922,00 zł więc podstawą do obliczenia składek jest kwota 4000,00 zł brutto.

Przykład 2

Założenia:

  • Kierowca zarobił w miesiącu 8.000,00 zł brutto
  • Przebywał (za granicą) w Niemczech tylko 4 dni

Obliczenie wirtualnych diet

49,00 EUR x 4 dni x 4,55 zł = 891,80 zł

8000 zł – 891,80 zł = 7 108,20 zł

Kwota jest wyższa niż 5.922,00 zł więc podstawą do obliczenia składek jest kwota 7.108,20 zł brutto

Przykład 3

Założenia:

  • Kierowca zarobił 8.000,00 zł brutto
  • Przebywał w Niemczech 21 dni

Obliczenie wirtualnych diet

49,00 EUR x 21 dni x 4,55 zł = 4.681,95 zł

8.000,00 zł – 4.681,95 zł = 3.318,05 zł

Kwota jest niższa niż 5.922,00 zł więc podstawą do obliczenia składek jest kwota 5.922,00 zł brutto


Naliczanie podatku dochodowego – pakiet mobilności

Podatek dochodowy będzie obliczamy na zasadach ogólnych od całej kwoty przychodu kierowcy poprzez pomniejszenie wynagrodzenia o składki na ubezpieczenia społeczne, kwotę wolną i ewentualne ulgi podatkowe.

Dodatkowo, kierowcy zatrudnionemu w oparciu o umowę o pracę, będzie przysługiwała kwota wolna od podatku (w związku z likwidacją diet) w wysokości 30% diet wirtualnych, które przysługiwałyby mu za podróż służbową. Ulga nie ma zastosowania do umów cywilno-prawnych.

Przykład 1

Kierowca pracował 21 dni w Niemczech

(49,00 EUR x 21 dni x 4,55 zł) x 30% = 1.404,85 zł – będzie to kwota wolna od podatku dochodowego

Uwaga na składki odliczane od podatku dochodowego

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podstawę opodatkowania obniża się o składki naliczone od przychodu opodatkowanego. Wskazany przypadek dotyczy sytuacji, gdy kwota różnicy między wynagrodzeniem brutto, a 30% diet wirtualnych jest mniejsza niż 5922 zł.

Przykład 1

Założenia:

  • kwota wynagrodzenia brutto 6500 zł
  • diety wirtualne 2500 zł (30% diet wirtualnych wynosi 750 zł)

Podstawa składek ZUS wynosi 5922 zł (6500 zł  – 2500 zł < 5922 zł)

Przychód do opodatkowania wynosi 5 750 zł (6500 zł – 750 zł )

Ponieważ podstawa wymiaru składek jest wyższa od przychodu do opodatkowania: 5 922 zł > 5750 zł odliczeniu od podstawy do opodatkowania podlega część składek obliczona od kwoty 5750 zł (czyli 788,33 zł).


Budowa wynagrodzeń w ramach pakietu mobilności

Wynagrodzenia kierowców należy konstruować w taki sposób, aby z jednej strony optymalnie wykorzystać dostępne ulgi, a z drugiej zabezpieczyć się przed niepotrzebnymi roszczeniami. Niezależnie od rodzaju wykonywanych przewozów najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie niższej podstawy i dodatków, które będą zależne od jakości i ilości pracy wykonywanej przez kierowców (tzw. dodatki / premie wydajnościowe).

Wynagrodzenie urlopowe i świadczenia chorobowe

Należy pamiętać, że wynagrodzenie urlopowe naliczane jest od kwoty całego wynagrodzenia kierowcy (w tym również premii i innych dodatków). Natomiast wynagrodzenie chorobowe obliczane jest od podstawy składek na ubezpieczenie społeczne.

Od 2 lutego 2022 r. należy bardzo mocno pilnować odbioru urlopów wypoczynkowych od kierowców – kierowca wraca na bazę i nie będzie wykonywał pracy, należy udzielać urlop.


Kierowca wykonujący jedynie przewozy bilateralne i przewozy do krajów trzecich

Podstawa + ryczałty za pracę w porze nocnej + ryczałt za pracę w nadgodzinach + zaliczka za dyżur

Dodatki „wydajnościowe”:

  • Dodatek za pracę za granicą (np. 200 zł dziennie)
  • Premia za przestrzeganie przepisów
  • Premia uznaniowa

Kierowca wykonujący kabotaż i cross-trade

Podstawa + ryczałty za pracę w porze nocnej + ryczałt za pracę w nadgodzinach + zaliczka za dyżur

Wynagrodzenie zagraniczne za czas kabotażu i cross trade

Dodatki „wydajnościowe”:

  • Premia za „weekend za granicą”
  • Premia za przestrzeganie przepisów
  • Premia uznaniowa
Czy na umowie należy wpisać kwotę 5922 zł ?

Wbrew fałszywemu przekonaniu z którym można spotkać się na różnych forach internetowych, kwota wynagrodzenia przeciętnego (5922 zł brutto w 2022 r.) jest tylko wskaźnikiem technicznym, a nie płacą minimalną dla kierowców. Ogólnie wynagrodzenie krajowe wraz z dodatkami powinno zawierać się w kwocie ok. 3.500,00 – 4.000,00 zł brutto – resztę powinny stanowić inne dodatki wynikające z pracy kierowcy. W żadnym wypadku na umowach nie należy wpisywać kwoty wynagrodzenia jako 5.922,00 zł brutto.

Należy pamiętać, że im wyższa kwota wynagrodzenia zasadniczego, tym wyże dodatki z tytułu nadgodzin i dyżuru. Wynika, to przepisów Kodeksu Pracy oraz orzecznictwa Sądów. Zgodnie z wyrokami Sądu Najwyższego normalne wynagrodzenie to takie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie.

Na podstawie stanowiska Sądu Najwyższego normalne wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wylicza się z uwzględnieniem takich składników jak:

  • wynagrodzenia zasadniczego, które wynika ze stawki osobistego zaszeregowania zatrudnionego,
  • innych składników wynagrodzenia, posiadających stały charakter. Z reguły przysługują one pracownikowi na podstawie przepisów obowiązujących w danym przedsiębiorstwie, wśród nich może się znaleźć: dodatek stażowy, funkcyjny, premia stała (która nie zależy od wyników pracy), inne stałe dodatki.

Dlatego też, należy unikać wysokiej stawki wynagrodzenia zasadniczego, a zastosowane dodatki powinny być zależne od wyników pracy – należałoby więc wprowadzić odpowiednie regulaminy premiowania i dodatków.


Optymalizacja wynagrodzeń kierowców w ramach pakietu mobilności

Należy pamiętać, że kwota 5922 zł brutto + diety wirtualne korzysta ze specjalnych preferencji. Wypłacając kwotę do takiej wysokości od nadwyżki ponad 5922 zł brutto nie zapłacimy składek na ubezpieczenie społeczne oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne. Będziemy jedynie zobowiązani do zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych, korzystając z podwyższonej kwoty wolnej od podatku dochodowego. Jednocześnie premia nie jest obowiązkowym składnikiem, który należy wypłacać kierowcy.

Jak sporządzać listy płac zgodnie z pakietem mobilności

W celu ułatwienia rozliczeń płac, powinno się sporządzać dwie list wynagrodzeń:

  • I lista – wynagrodzenie podstawowe wg. umowy do 10 dnia miesiąca
  • II lista – wynagrodzenie dodatkowe do ostatniego dnia miesiąca

I Lista płac – do dnia 10 miesiąca

  • wynagrodzenie zasadnicze + ryczałty za nadgodziny, pracę w porze nocnej i dyżur
  • kwota wolna od podatku
  • składki ZUS
  • składka zdrowotna
  • podstawowe koszty uzyskania przychodu
  • podatek PIT od wynagrodzenia z umowy

II Lista płac – do ostatniego dnia miesiąca

  • wynagrodzenie dodatkowe (płace zagraniczne, dodatki z tytułu ryczałtów, premie, dodatek z tytułu delegowania)
  • koszty uzyskania przychodu kierowcy z tytułu pracy za granicą (tzw. 30% diet)
  • składki ZUS i składka zdrowotna

Zaleca się, aby na II liście płac szczegółowo wykazać wyrównania dla poszczególnych krajów. Znacznie ułatwi to późniejsze postępowanie w przypadku kontroli płac sektorowych.

Optymalne wynagrodzenie kierowcy powinno więc zawierać się w dwóch kwotach:

  • Kwota 5922 zł brutto + 30% diet wirtualnych – w takim wypadku płacimy zarówno składki jak i podatek dochodowy od kwoty 5922 zł brutto
  • Kwota 5922 zł brutto + diety wirtualne – w takim wypadku płacimy składki ZUS od kwoty 5922 zł brutto natomiast podatek dochodowy zapłacimy od kwoty wynagrodzenia brutto – składki – 30% diet wirtualnych

Rys. 2 Ile płacimy podatku i składek od wynagrodzenia kierowcy

Wypłacając więc wynagrodzenie we wskazanych przedziałach optymalizujemy koszty wynagrodzeń w ramach obowiązujących przepisów. Jeżeli wynagrodzenie kierowcy będzie nie większe niż kwota 5922 zł brutto + diety wirtualne, to od nadwyżki ponad 5922 zł brutto odliczymy 23,9% od podatku dochodowego i składki NFZ, a średni koszt wypłaty wskazanej kwoty wyniesie 11,9% (podatek PIT-4). Czyli zyskujemy 12% dzięki mniejszej składce NFZ i podatkowi dochodowemu. Od lipca natomiast zyskamy, aż 15,5%. Szukając więc optymalizacji warto wykorzystać wskazane przedziały wynagrodzeń. 

Premia za każdy dzień pracy

Rozwiązaniem, które znacznie upraszcza rachubę wynagrodzeń kierowców jest wprowadzenie premii za każdy dzień pracy. Jednak ze względu na dość skomplikowany system ulg wynikający z nowego ładu oraz przepisów mających zastosowanie dla kierowców, ustalenie premii może być bardzo skomplikowane. Wynika to z tego, że pracownicy oczekują kwot netto, natomiast pracodawca musi rozliczyć kwotę brutto. Warto również, aby zastrzec w regulaminie, że premia zostanie pomniejszona o ewentualne wyrównania za nadgodziny, dyżur, prace w porze nocnej oraz wyrównania do płac zagranicznych. Poniżej można znaleźć orientacyjną wysokość premii za każdy dzień pracy brutto i netto, dla wynagrodzenia zasadniczego 3600 zł brutto.

Rys. 3 Przybliżona wysokość wynagrodzenia netto, w przypadku której składki  ZUS zapłacimy od kwoty 5922 zł brutto

Jak obliczyć optymalną nagrodę / premię

Przykład 1

Z obliczeń wynika, że wynagrodzenie krajowe oraz płaca zagraniczna wynoszą 6200 zł brutto. Kwota diet wirtualnych wynosi 3500 zł. W takim przypadku możemy zwiększyć wynagrodzenie kierowcy do kwoty 9422 zł brutto (5922 zł + 3500 zł) bez konieczności zapłaty składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

  • Od kwoty takiego dodatku zapłacimy tylko podatek dochodowy 17% oraz skorzystamy z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.
  • Od kwoty 5922 zł brutto zapłacimy składki ZUS i składkę zdrowotną
  • Od kwoty 3500 zł brutto zapłacimy tylko 417 zł podatku PIT (3500 – 1050 zł) * 17% = 417 zł

Przykład 2

Z obliczeń wynika, że wynagrodzenie krajowe oraz płaca zagraniczna wynoszą 5500 zł brutto, a kwota diet wirtualnych wynosi 4500 zł. W takim wypadku możemy zwiększyć wynagrodzenie kierowcy do kwoty 10 422 zł brutto (5922 zł + diety wirtualne) bez konieczności zapłaty dodatkowych składek na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

  • Od kwoty 5922 zł brutto zapłacimy składki ZUS i składkę zdrowotną
  • Do kwoty 4500 zł zapłacimy jedynie 536 zł podatku (4500 – 1350 * 17% = 536 zł)

Można więc przyjąć, że wypłacając kwotę 5922 zł brutto + diety wirtualne składki opłacimy jedynie od
kwoty 5922 zł, natomiast od reszty jedynie podatek dochodowy od osób fizycznych. Warto o tym
pamiętać przewidując wypłatę premii dla kierowcy.

Dodatkowe możliwości redukcji obciążeń publiczno – prawnych:

  • skorzystanie z podwyższonej kwoty kosztów uzyskania przychodów (300 zł) w przypadku kierowców, którzy oświadczą, że mieszkają – stale bądź tymczasowo – poza miejscowością, w której siedzibę ma pracodawca.
  • skorzystanie z kwoty wolnej od podatku – kierowcy powinni złożyć formularz PIT – 2.
  • wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej zwolnionego z podatku PIT i składek ZUS (np. 50 zł miesięcznie).
  • ekwiwalent za używanie przez pracowników własnych narzędzi, w tym własnego telefonu  – zwolniony ze składek ZUS i PIT. W przypadku wystąpienia wskazanego ekwiwalentu należy realnie oszacować jego wysokość (np. 150 zł miesięcznie).
  • zwrot kosztów używania samochodu prywatnego pracownika do celów służbowych na zasadach przewidzianych w  § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego – jeżeli pracownik korzysta ze swojego pojazdu celem dotarcia do pojazdu ciężarowego.
  • skorzystanie z ulgi dla klasy średniej do 1 lipca 2022 r.
  • unikanie ustalenia wynagrodzenia netto w kwocie wyżej niż 10000 – 11000 zł miesięcznie ponieważ istnieje ryzyko przekroczenia II progu podatkowego i zapłaty 32% podatku PIT przez pracownika.

Wypłata wynagrodzenia kierowcy pod stołem – czy to się opłaca ? Czy pakiet mobilności można ominąć ?

Wypłata wynagrodzenia do ręki z pominięciem listy wynagrodzeń w obecnie funkcjonujących przepisach, jest nie tylko niebezpieczna, ale również nie przynosi żadnych efektów po stronie podatków i składek ZUS. Zgodnie przepisami obowiązującymi od 2022 r., w przypadku donosu przez pracownika, pracodawca może być zobowiązany do zapłaty karnych składek i podatku dochodowego.

Wypłata pod stołem również nie daje jakiejkolwiek korzyści podatkowej przedsiębiorcy. Poniżej przedstawiamy przykładowe wyliczenia dla przedsiębiorcy, który postanowił wypłacić dla kierowców jedynie wynagrodzenie minimalne oraz wykazać całe wynagrodzenie na liście płac. Pracodawca wypłacający jedynie płacę minimalna zwiększa swoje przychody (z powodu braku kosztów), co powoduje konieczność zapłacenia wyższego podatku i składki zdrowotnej. W ostatecznym rozrachunku wypłata pod stołem jest mniej korzystna podatkowo, w stosunku do normalnej wypłaty wynagrodzenia.

Rys. 4 Przykład rozliczenia “pod stołem” i wykazania całego wynagrodzenia na liście płac

Pracodawca, który wypłacił wynagrodzenie w tzw. kopercie w koszty uzyskania przychodu zaksięguje jedynie 3626,46 zł. Oznacza to, że jego przychód wzroście o kwotę 5 636,44 zł (wynagrodzenie wypłacone w kopercie). Ostateczny rozrachunek będzie więc wyglądał w następujący sposób:

  • kwota zaoszczędzona na składkach ZUS i PIT4 – 2 126,75 zł
  • kwota podatku i składka zdrowotna do zapłaty z powodu braku kosztów – 1347 zł*

Pracodawca, który wypłacił całe wynagrodzenie wykazując je na liście płac w koszty uzyskania przychodu zaksięguje 11389,65 zł. Realny koszt wynagrodzenia po odliczeniu go w KUP wyniesie więc 8667,52 zł. W ostatecznym rozrachunku pracodawca zaoszczędzi na podatku dochodowym i składce zdrowotnej blisko 2722,12 zł*.

Podsumowując realny koszt zatrudnienia kierowcy w przypadku wypłaty wynagrodzenia pod stołem wyniesie 9743,28 zł, natomiast realny koszt zatrudnienia kierowcy w przypadku wykazania całego wynagrodzenia na liście płac 8667,52 zł. Oznacza to więc, że próba ucieczki przed składkami, powoduje większe obciążenie pracodawcy podatkami i jest mniej korzystna finansowo w stosunku do ujęcia całego wynagrodzenia na liście płac. Dlatego też ważne jest właściwe wykorzystanie dostępnych ulg, celem optymalizacji płaconych podatków.

*PIT liniowy i 4,9% składki zdrowotnej


Kierowcy dłużnicy, a pakiet mobilności

W przypadku osób z długami istnieją następujące legalne rozwiązania:

  • Zawarcie porozumienia z wierzycielem/komornikiem w sprawie spłaty długu
  • Skierowanie kierowcy do pracy w ramach przewozów bilateralnych lub krajowych

Należy pamiętać, że przewoźnik kierując kierowcę do przewozów bilateralnych utraci część kosztów, ponieważ kierowca nie dostanie ewentualnego dodatku, a przewoźnik zapłaci wyższy podatek dochodowy. Ponadto należy pamiętać, że za zaniżanie/ukrywanie wynagrodzenia dłużnika alimentacyjnego może być nałożona kara w wysokości 30 tys. zł na pracodawcę.


Diety i ryczałty noclegowe (delegacje), a pakiet mobilności

Od 2 lutego 2022 r. w związku ze zmianą art. 21b., ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77.5 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Przewóz międzynarodowy to każdy przewóz poza terytorium RP, nie zależnie od jego charakteru (bilateralny, cross-trade lub kabotaż). Dodatkowo za przewóz międzynarodowy należy traktować każdy przejazd z ładunkiem lub bez ładunku, który ma związek z przewozem zagranicznym. Do przewozu międzynarodowego będziemy więc zaliczali również odcinki krajowe takiego przewozu (np. przejazd z Warszawy do Berlina, odcinek krajowy między Warszawą, a granicą będzie miał charakter przewozy międzynarodowego).

Kierowcy wykonujący przewóz międzynarodowy nie otrzymują więc  zwrotu kosztów podróży służbowych (w postaci diet i ryczałtu noclegowego) tak jak miało to miejsce do 2 lutego 2022 r.. Wypłata tego typu świadczeń stanowiłaby przychód kierowcy i powinna zostać pomniejszona o należne składki i podatek dochodowy. Nie ma znaczenia w tym przypadku zapis w umowie lub nazwa takiego dodatku.

Należy także wskazać, że ustawa o czasie pracy kierowców określa:

1) czas pracy kierowców wykonujących przewóz drogowy, zatrudnionych na podstawie stosunku pracy;

1a) czas pracy przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe (…),

1b) czas pracy osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę (…)

Oznacza to więc, że przepisy w niej zawarte należy stosować zarówno do osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, umowę zlecenie, samozatrudnienie oraz samych właścicieli przedsiębiorstw. Na ten moment nie istnieją więc przesłanki, które mógłby wskazywać, że właściciel lub osoba samozatrudniona może odnosić w koszty uzyskania przychodu diety. Diety i ryczałty za nocleg mogą być wypłacane jedynie w przypadku podróży służbowej krajowej.

Uwaga na błędne interpretacje

Osoba samozatrudniona, która chciałaby uzyskać pewność w zakresie możliwości odliczania delegacji w koszty uzyskania przychodu powinna zwrócić się do Krajowej Administracji Skarbowej z pytaniem o wydanie interpretacji indywidualnej. Należy zwrócić uwagę, aby pytanie zadane w interpretacji było poprawne. W tym celu zaleca się skorzystanie z usług doradcy podatkowego. Aktualnie można spotkać się z interpretacjami indywidualnymi, w tym zakresie, jednak ich analiza bardzo często wskazuje, że mają one wady w postaci źle opisanej sytuacji lub niepoprawnie zadanego pytania. Dodatkowo interpretacja taka ma zastosowanie tylko do podmiotu, dla którego została wydana.


Samozatrudnienie, a pakiet mobilności

Osoby samozatrudnione (bez własnego pojazdu/licencji) nie powinny być kierowane do wykonywania przewozów podlegających pod zasady delegowania (cross-trade i kabotaż). Mogą być one uznane za pracowników ze wszystkimi tego konsekwencjami. Dodatkowo zarówno w PKWiU jak i PKD nie znajdziemy usługowego kierowania pojazdem. Taki rodzaj działalności usługowej nie istnieje w polskim systemie prawnym.

Należy także pamiętać, że kierowca który wcześniej był zatrudniony w oparciu o umowę o pracę, a następnie przejdzie na własną działalność i będzie wykonywał przewozy dla tej samej firmy nie może:

  • korzystać z podatku liniowego i zryczałtowanego podatku dochodowego
  • korzystać z preferencji w postaci opłacania składek ZUS (m.in ulga na start)