Korzyści jakie daje rozliczanie czasu pracy kierowców


Rozliczanie czasu pracy kierowców stanowi szerokie zagadnienie obejmujące zarówno kwestie prawa transportowego, kadr i płac oraz prawa pracy. Rozliczanie kierowców najczęściej wykonywane jest w formie outsourcingu, czyli przekazania obsługi, w tym zakresie zewnętrznemu podmiotowi.  Często firmy transportowe analizują jakie korzyści niesie rozliczanie czasu pracy kierowców przez wyspecjalizowaną firmę. Spróbujmy zatem wypunktować, dlaczego warto wdrożyć outsourcing w zakresie rozliczania kierowców swoim biznesie, gdyż istnieje co najmniej 7 korzyści takiego modelu prowadzenia działalności.

1. Obniżenie kosztów prowadzenia firmy transportowej

Rozliczanie czasu pracy kierowców umożliwia uzyskanie oszczędności rzędu 20-50% w stosunku do całkowitych kosztów prowadzenia rozliczeń wewnętrznie. Skąd aż taka różnica? By to zrozumieć, trzeba w punktach przedstawić całkowite koszty wykonywania rozliczeń kierowców we własnym zakresie 

  • Koszty techniczne – To zakup sprzętu komputerowego; zakup oprogramowania; zakup programu służącego rozliczaniu; koordynacja procesu; szkolenia z obsługi; abonamenty licencyjne; utrzymanie sprzętu, oprogramowania oraz administracja systemu. Sam koszt oprogramowania 4Trans to około 14000,00 zł za jedną licencję, należy do tego doliczyć wydajny sprzęt komputerowy oraz koszty konfiguracji i wdrożenia, które mogą mieścić się w kwocie od 5000,00 do 15000,00 zł.
  • Koszty personalne –To nie tylko pensja i składki na ubezpieczenia społeczne lecz także koszty związane z rekrutacją pracownika oraz jego szkoleniem. Dziś wynagrodzenie wykwalifikowanego, który potrafi rozliczać czas pracy kierowców mieści się w zakresie od 3000,00 do 5000,00 zł. Z racji ciągłych zmian należy również uwzględnić koszty różnego rodzaju szkoleń oraz fachowej literatury. W przypadku osoby, która wcześniej nie miała styczności z zagadnieniem czasu pracy należy doliczyć również koszty szkoleń podstawowych i wdrożeń, które bardzo często wynoszą kilka tysięcy złotych
  • Koszty biurowe –To nie tylko artykuły i sprzęt biurowy, powierzchnia biurowa, ale przede wszystkim przestrzeń na przechowywanie dokumentów oraz system ich obiegu.

Outsourcing w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców sprawia, że przedsiębiorca ponosi stałe, zryczałtowane, miesięczne koszty. Nie interesują go poszczególne elementy – nie musi się o nie troszczyć. Dodatkową korzyść stanowi fakt, że rozliczanie czasu pracy kierowców to także dostęp do najnowszej wiedzy w obszarze przepisów transportowych. Co najważniejsze, te wydatki można wliczyć w koszty prowadzenia działalności.

Dlaczego BRK może zaoferować stawki, umożliwiające uzyskanie oszczędności rzędu 20-50% w stosunku do całkowitych kosztów prowadzenia rozliczeń we własnym zakresie? Główną różnicą jest to, że większość kosztów stałych rozkłada się na kilku klientów. Ponadto firma rozliczająca kierowców specjalizuje się w tej dziedzinie, dzięki czemu ciągle optymalizuje swoje działania w tym zakresie, obniżając tym samym swoje koszty.

2. Oszczędność kosztów wynagrodzeń

Dzięki wprowadzeniu rozwiązań optymalizujących rozliczanie czasu pracy kierowców, firma ma możliwość redukcji nadmiernych nadgodzin, dyżurów oraz innych dodatków przysługujących pracownikowi. Brak właściwych uregulowań w wewnątrzzakładowych dokumentach, powoduje że kierowca powinien być rozliczany na standardowych warunkach, co w przypadku transportu powoduje wzrost wynagrodzenia kierowcy w niektórych przypadkach do ponad 3000,00 zł brutto. Ponadto firma, która nie prowadzi ewidencji czasu pracy kierowcy nie ma możliwości oddać nadgodzin w dniach wolnych. Poniżej na rys. 1 i rys. 2 przedstawiono dwa rozliczenia tego samego pracownika. W przypadku rys. 2 widzimy, że po zastosowaniu odpowiednich rozwiązań możemy zaoszczędzić blisko 1539,55 zł. 

Rys. 1 Ewidencja czasu pracy w przypadku zwykłej umowy o pracę bez obwieszczenia

Ewidencja kierowcy wyliczona według ustawień standardowych

Rys. 2 Ewidencja po zastosowaniu obwieszczenia oraz rozwiązań stosowanych przez BRK

Ewidencja kierowcy według ustawień BRK

W przypadku kontroli PIP firma, która nie rozlicza czasu pracy kierowców naraża się na wysokie kary spowodowane wyliczeniem przez inspektora należnego wynagrodzenia, przy wykorzystaniu standardowych parametrów, takich jak podstawowy system czasu pracy czy wliczanie nieusprawiedliwionych przestoi do czasu dyżuru. Bardzo często rachunek za taką „usługę” wykonaną przez Państwową Inspekcję Pracy opiewa na kilkanaście tysięcy złotych.

BRK ponadto przygotowuje dokumenty dla swoich klientów w taki sposób, jakby kontroli Inspekcji Transportu Drogowego (ITD) lub Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) miała się odbyć w każdym momencie. W przypadku otrzymania żądania przedstawienia dokumentów do kontroli, klient BRK wyciąga odpowiedni segregator i okazuje go właściwym funkcjonariuszom. Tym samym dzięki zewnętrznym usługom w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców, klient nie musi się martwić o podpisywanie zaległych dokumentów. Ponadto właściwie przygotowana dokumentacja to ważna część sukcesu w przypadku kontroli.

3. Spadek liczby kontroli i naruszeń

Prowadzone przez BRK statystyki wskazują, że u klientów rozliczających kierowców spada liczba kontroli zarówno PIP, jak i ITD. Wynika to głównie, z tego że kierowcy mają świadomość jakie wynagrodzenie otrzymują, jakie składniki dodatkowe zostają im wypłacane, a także ile wypracowali godzin w danym miesiącu. Wobec tego składanie ewentualnych pozwów jest, w takim przypadku pozbawione sensu, ponieważ wynagrodzenia zostały poprawnie naliczone. Dodatkowo nadzór na naruszeniami w wyraźny sposób redukuje ich liczbę. Kierowca, który ma świadomość tego, że wszystkie jego naruszenia są analizowane, jest mniej skłonny do popełniania w szczególności ciężkich przewinień takich jak: jazda na cudzej karcie, jazda bez karty, czy manipulacje w zapis tachografu.

4. Doświadczenie i profesjonalizm

BRK, które oferuje rozliczanie czasu pracy kierowców dzięki współpracy z wieloma klientami, posiada bogate doświadczenie i nieustannie gromadzi unikatowe know-how. Dzięki temu wspiera klientów w różnych sytuacjach kryzysowych.

 5. Interdyscyplinarność

To korzyść, jaką mogą zapewnić, tylko profesjonalne firmy rozliczające czas pracy kierowców. Dzięki temu, że BRK doradza w różnych dziedzinach rzeczywistości gospodarczej, możliwe jest kompleksowe podejście do klienta Dzięki temu nasi klienci mogą skorzystać z wielu porad dotyczących szeroko rozumianego transportu drogowego.

6. Indywidualne podejście

W przeciwieństwie do dużych korporacji BRK podchodzi do swoich klientów w sposób indywidualny. Można powiedzieć, że znamy się z każdym i nie raz rozmawiamy na różne tematy, nie tylko te dotyczące rozliczania czasu pracy kierowcy. Nie stosujemy również nachalnego marketingu polegającego na wciskaniu super-hiper okazji i gadżetów. Umożliwiamy indywidualne ustalenie ceny oraz zakresu usług. BRK nie łapie również klientów na wielomiesięczne kontrakty, w których płaci się za rozliczanie kierowców, niezależnie od liczby faktycznie pracujących osób.

7. Bezpieczeństwo

Właściwie rozliczone delegacje oraz wynagrodzenia to bezpieczeństwo dla przedsiębiorstwa. Dzięki zapewnieniu niezbędnej dokumentacji, a także wykonaniu bieżących rozliczeń klient nie musi obawiać się sytuacji, w której pracownik „doniesie” do Inspekcji Pracy czy Inspekcji Transportu Drogowego. Z praktyki BRK znane są przypadki gdy pracownicy próbowali szantażować pracodawcę, który nie rozliczał czasu pracy kierowców, że „jeżeli im nie zapłaci dodatkowych pieniędzy to złożą pozew”. Dzięki nadzorowi rozliczanie czasu pracy kierowców przez BRK zapewnia bezpieczeństwo.

 

Chętnie odpowiemy na wszelkie pytania w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców.