Zasady rozliczania czasu pracy kierowców przez BRK

INFORMACJA  PODSTAWOWA DLA KLIENTÓW, BIUR RACHUNKOWYCH ORAZ DZIAŁÓW KADR

Wszystkie zasady rozliczania czasu pracy powinny być określone w:

  • umowie o pracę,
  • informacji dodatkowej do umowy o pracę lub regulaminie,
  • obwieszczeniu w zakresie systemu, rozkładu, oraz okresu rozliczeniowego obowiązującego kierowców,
  • informacji BRK w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców.

Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady rozliczania kierowców przez BRK. Informacje te przekazywane są również klientowi w formie do niego dostosowanej.

Okres rozliczeniowy – oznacza, na który planowana jest praca kierowcy, w taki sposób, aby zachowane zostały ochronne przepisy kodeksu pracy dotyczące czasu pracy.

Okres 1 miesięczny – praca planowana jest w systemie miesięcznym. Oznacza, to, że odbiór nadgodzin, dni wolnych oraz dni świątecznych realizowany jest w miesiącu rozliczeniowym. W przypadku braku odbioru w/w składników pracownik otrzyma świadczenie pieniężne wyszczególnione w ewidencji czasu pracy. W rozliczenia, w których ustalono ryczałt za składniki takie jak nadgodziny, pora nocna lub dyżur po zakończeniu miesiąca zostanie naliczone wyrównanie, jeżeli przysługujący kierowcy ryczałt nie pokrył w całości należnego wynagrodzenia.

Okres 3 miesięczny – praca planowana jest w systemie trzymiesięcznym. Oznacza, to, że odbiór nadgodzin, dni wolnych oraz dni świątecznych realizowany jest na przestrzeni trzech miesięcy rozliczeniowych. W przypadku braku odbioru w/w składników pracownik otrzyma świadczenie pieniężne wyszczególnione w ewidencji czasu pracy. Jeżeli w jednym miesiącu dokonano wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny, które zostały oddane w kolejnym miesiącu okresu rozliczeniowego, w miesiącu ich oddania wynagrodzenie będzie pomniejszone. Na końcu 3 miesiąca nastąpi całościowe rozliczenie wszystkich składników, które podlegają oddaniu. W rozliczenia, w których ustalono ryczałt za składniki takie jak nadgodziny, pora nocna lub dyżur po zakończeniu trzeciego miesiąca zostanie naliczone wyrównanie, jeżeli przysługujący kierowcy ryczałt nie pokrył w całości należnego wynagrodzenia.

Dokumentem stwierdzającym rozkład czasu pracy jest ewidencja czasu pracy kierowcy. Karta miesięczną pracy Pracownika jest tworzona w formie raportu przez BRK i powinna być każdorazowo podpisana przez Kierowcę. Do każdej ewidencji załączona jest informacja o należnym wynagrodzeniu oraz wnioski o odbiór nadgodzin ( również powinny być podpisane).

W przypadku gdy kierowa wykonuje również inną pracę na terenie zakładu (np. mechanika, prace porządkowe itp.) w dniach, w których pracownik nie wykonuje przewozu w rozumieniu Rozporządzenia (WE) nr 561/2006 potwierdzenie obecności w pracy odbywa się poprzez podpisanie listy obecności .

Pora nocna – na potrzeby rozliczenia stosuje się dwie pory nocne:

  • Porę nocną, o której mowa w art. 2 pkt 6a) Ustawy o Czasie Pracy Kierowców, która obejmuje 4 godziny pracy pomiędzy godziną 0.00 a 7.00.
  • Pora nocną, o której mowa w art. 151[7] Kodeksu Pracy, która obejmuje 8 godzin pracy pomiędzy godziną 21.00 a 7.00.

Ustalenie pory nocnej, o której mowa w nowelizacji Ustawy o Czasie Pracy Kierowców (definicja wprowadzona do art. 2 ustawy, jako pkt 6a), którą stosowana jest wyłącznie do celów ustalania czasu pracy kierowcy.  Oznacza to, iż kierowców nadal dotyczyć będzie kodeksowa” pora nocna (8 godzin) w odniesieniu do dodatku za pracę w porze nocnej czy też zakaz pracy w porze nocnej pracownic w ciąży, pracowników opiekujących się dzieckiem do lat 4 (bez ich zgody), pracowników niepełnosprawnych bez względu stopień niepełnosprawności.

System czasu pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 3 miesięcy. System czasu pracy określa w jaki sposób praca jest planowana w wymiarze godzinowym w poszczególnych dniach.

System podstawowy oznacza system, w którym pracownik nie może wykonywać swoich obowiązków dłużej niż 8 godzin na dobę w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Każde przekroczenie 8 godzinnego dnia pracy powoduje powstanie nadgodzin, które powinny, za które powinno być wypłacone dodatkowe wynagrodzenie lub udzielony czas wolny.

System równoważny oznacza system, w którym można przedłużyć dobowy wymiar czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin w okresie rozliczeniowym.. Należy przy tym pamiętać, że przedłużony dobowy wymiar czasu pracy powinien być równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub też dniami wolnymi od pracy. Oznacza, to, że jeżeli kierowca w jednym dniu pracował 10 godzin, w kolejnym natomiast 6 to nie powstaną z tego tytułu nadgodziny dobowe.

Informacja dotycząca systemu pracy znajduje się na karcie miesięcznej pracownika oraz w informacji dodatkowej do umowy o pracę. Przygotowane rozliczenie automatycznie dokonuje kompensacji nadgodzin zgodnie z przyjętym okresem rozliczeniowym i systemem czasu pracy. W ewidencji czasu pracy następuje również optymalizacja wymiaru pracy w poszczególnych dniach celem uzyskania jak najmniejszej liczby dodatkowych składników wynagrodzenia.

Ryczałt wypłacany jest, gdy firma dokonała ustalenia ryczałtu za składniki dodatkowe wynagrodzenia kwotę ryczałtów należy doliczyć do wynagrodzenia. Informacja o wysokości ryczałtów zawarta jest w umowie o pracę. Ponadto, jeżeli firma dokona takiego wyboru ryczałt będzie rozliczany w danym okresie rozliczeniowym w stosunku do faktycznie należnego wynagrodzenia. W takiej sytuacji na koniec okresu rozliczeniowego na ewidencji czasu pracy zostanie wykazana kwota wyrównania, a także dołączony raport – rozliczenie ryczałtów. Wyrównanie powinno być doliczone do wynagrodzenia kierowcy.

W przypadku wystąpienia nadpłaty ryczałtów za godziny nadliczbowe i za godziny nocne ponad godziny rzeczywiste- nie można dokonać ich potrącenia z pensji pracownika. W przypadku wystąpienia nadpłaty wynagrodzenia za dyżur ponad godziny rzeczywiste można dokonać jej potrącenia tylko za każdorazową, osobną na każde potrącenie zgodą pracownika wyrażoną na piśmie. Jeżeli wynagrodzenie za dyżur wchodzi do podstawy (płacy minimalnej) nie można dokonać potrącenia.

L4 a ryczałt

Kwotę ryczałtów i wynagrodzenia za dyżur należy wypłacać wraz z wynagrodzeniem, regularnie, co miesiąc. Na listach plac powinny być oddzielnie wyszczególnione stawki wynagrodzenia zasadniczego, ryczałtu za pracę w nadgodzinach, ryczałtu za pracę w porze nocnej oraz wynagrodzenia za dyżur.

Należy pamiętać, że w myśl art. 41 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267 z późn. zm.) przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, jeżeli postanowienia układów zbiorowych pracy lub przepisy o wynagradzaniu nie przewidują zmniejszania ich za okres pobierania zasiłku. Jeśli ryczałt będzie pomniejszany za okres choroby to musi być wliczany przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku.

W przypadku pomniejszenia ryczałtów za okres choroby na ewidencji wysokość ryczałtu w danym miesiącu będzie niższa w stosunku do tej określonej w umowie o pracę.

Urlop a ryczałt

Jeżeli ryczałt wypłacany jest, co miesiąc w tej samej wysokości, bez względu na obecność pracownika, wówczas nie ma podstaw do uwzględniania go w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego, pracownik otrzymałby, bowiem go dwa razy-w pełnej wysokości, jako odrębny składnik wynagrodzenia i w wynagrodzeniu urlopowym.

Jeśli ryczałt jest wypłacany w stałej wysokości przez min. 3 m-ce to nie ma znaczenia czy będzie obniżany, (ponieważ w tej samej wysokości wliczałby się do wynagrodzenia urlopowego).

Urlop bezpłatny, a ryczałt

W czasie urlopu bezpłatnego stosunek pracy ulega zawieszeniu, przez co pracownik przestaje być zobowiązany m.in. do świadczenia pracy na rzecz pracodawcy, a pracodawca nie wypłaca ·za ten czas pracownikowi wynagrodzenia (w tym ryczałtów).

Podwyższenie lub obniżanie ryczałtów i wynagrodzenia za dyżur

Każda zmiana ryczałtu powinna być poprzedzona jego analizą. W celu dokonania zmiany wysokości ryczałtów, każdorazowo należy skontaktować się z BRK.  Sytuacje, które „automatycznie” powodują zwiększenie wypłacanych ryczałtów i wynagrodzenia za dyżur to:

  • wzrost minimalnej krajowej powoduje automatycznie obowiązek przeliczenia ryczałtu za godziny nocne
  • wzrost wynagrodzenia zasadniczego powoduje automatycznie obowiązek zwiększenia ryczałtu za nadgodziny i wynagrodzenia za dyżur.